ALTERNATİF BANK’IN İK EKİBİ, “İNSAN KAYNAĞI İŞ ORTAKLIĞI” MODELİYLE ÇALIŞANLARI VE MÜŞTERİLERİ İÇİN KUSURSUZ BİR ORTAM YARATTI. ALTERNATİF BANK GENEL MÜDÜR YARDIMCISI EBRU TAŞCI FİRUZBAY, “ÜLKEMİZDE İLK VAKANIN TESPİTİNİN ARDINDAN UZAKTAN ÇALIŞMAYA GEÇTİK. ŞİMDİ ‘ALTERFLEX’ ADIYLA YENİ BİR ÇALIŞMA MODELİNE HAZIRLANIYORUZ” DİYOR.
ERSAN TAYLAN ÇIPLAK
ALTERNATİF BANK “İş Sürekliliği Komitesi” ile pandemi dönemini etkin bir şekilde yönetiyor. İK ekibi çalışanlar için mimari, hijyen, çalışma düzeni gibi ana başlıklarda alınabilecek tüm önlemleri tespit ediyor. Salgının gelişimini yakından takip ederek alınması gereken tüm önlemleri komiteye sunuyor. Buradan çıkan kararların uygulanmasını sağlıyor. Aynı zamanda İK içinde oluşturulan kriz masası modeliyle de anlık durumlar yönetiliyor. Ayrıca iletişimi hem çalışanları hem de yönetim arasında kesintisiz devam etmesini sağlıyor. Alternatif Bank, iş yaşamının yeni kurallarının yazıldığı bu dönemde çalışanlarının gelişimine katkı sağlamayı ihmal etmiyor. Bunun için dijital platformlara uyarlanan eğitimler ve yetenek değerlendirme programları uyguluyor. Bunların yanı sıra koçluk desteğini artırıyor. Tüm bunların yanı sıra çalışanların fiziksel ve ruhsal sağlığını desteklemek amacıyla etkin bir iç iletişim ajandası uyguluyor. Peki, bunları gerçekleştirirken hangi zorluklar nasıl aşıldı? Bu süreçte ne tür kararlar alındı? Bu ve benzeri soruları Alternatif Bank Genel Müdür Yardımcısı Ebru Taşcı Firuzbay’a yönelttik. İşte ayrıntılar…
Salgın dönemi süreci başladığında nasıl bir planlama yaptınız? Bankanızın iş kültüründe ne tür değişiklikler oldu?
Daha önce deneyimlenmemiş bu dönemde kurumlar için en kritik başlığın kurum ve çalışan arasındaki “güven” ilişkisi olduğunu söyleyebilirim. Biz de bu dönemde çalışmalarımızı gerçekleştirirken kurum içindeki güven odağını korumak ve geliştirmek için üç ana konuya odaklandık. Bunlar kurumsal değerlerimiz, liderlik modelimiz ile sürekli, şeffaf ve katılımcı iletişim olarak sıralanıyor.
Başta genel müdürümüz olmak üzere tüm üst yönetimi, çalışanlarımızla dijital platformlarda sürekli bir araya getiriyoruz. Kurumsal değerlerimizde de yer aldığı gibi “samimiyetle yaklaşarak” önceliğimizi çalışanlarımız ve müşterilerimizin sağlığı olarak görüyoruz. Bu doğrultuda çalışmalarımızı kesintisiz hizmet sunmak olarak belirledik. İlk günden bu yana tüm süreci bu anlayışla yönetiyoruz. Diğer yandan bankamızın bugüne ve geleceğe dair değerlendirmelerini, planlarını her zamankinden çok daha sık bir iletişimle paylaşıyor. Ayrıca salgın ile ilgili alınan tüm aksiyonlar hakkında çalışanlarımızın değerlendirmeleri ve önerilerini mutlaka alıyoruz.
Alternatif Bank, pandemi sürecinde evden çalışma modelini nasıl başlattı?
Koronavirüs ile ilgili ilk toplantımızı şubatta gerçekleştirdik. İş sürekliliği ile ilgili kararların alındığı bu toplantı sonrası proaktif olarak hazırlıklara başladık. Çok hızlı bir şekilde gerekli ek teknolojik yatırımlar tamamlandı. Martta, ülkemizde ilk vaka tespitinin hemen ardından uzaktan çalışmaya geçtik. Genel müdürlüğümüzde yüzde 96, şubelerimizde ise yüzde 60’ya yakın oranda uzaktan çalışma modeline geçildi.
Peki, şimdi uzaktan çalışma dönemini nasıl sürdürüyorsunuz?
Haziranda “güvenli çalışma dönemi” ile yeni bir sürece girdik. Hijyen, mimari ve çalışma düzenine dair kapsamlı bir şekilde hayata geçirdiğimiz yeni tedbirlerle birlikte kademeli olacak şekilde ofislerimize geri dönüşleri başlattık. Bugün itibarıyla hem ofislerde hem uzaktan çalışma modelinin bir arada olduğu hibrit bir çalışma düzenindeyiz. Genel müdürlükteki çalışanlarımızın yüzde 20’si, şubelerdeki çalışanlarımızın yüzde 40’ı ikişer haftalık dönüşümlerle ofislerimizde görev alıyor.
Bu dönemde İK departmanında nasıl bir organizasyon, yönetim şekli kurdunuz?
Tüm İK ekibini tam anlamıyla çevik modelle yönettik. “İnsan Kaynağı İş Ortaklığı” modelimiz bu süreçte çalışanlarımızla çok daha yakın ve etkin iletişimde olmamıza olanak sağlıyor. Çalışanlarımızın tüm ihtiyaçlarını uçtan uca düşünüyoruz. İnsan kaynaklarının tüm alt fonksiyonlarındaki ekip arkadaşlarım mevcut görevlerinin yanı sıra yeni sorumluluklar aldılar.
Tüm bunların gerçekleştirirken iş sağlığı ve güvenliği konuları birinci gündemimiz. Uzaktan çalışma ve dönüşüm gruplarının oluşmasının yanı sıra gelişim programlarımıza da kesintisiz devam ediyoruz.
Bu dönemde iç iletişim her zamankinden daha kritik bir rol oynadı. İlk günden itibaren süreç tüm şeffaflığıyla çalışanlarla paylaşıldı.
İnsan kaynakları uzmanlarınız bu dönemde ne tür sorumluluklar üstlendi?
Tüm kararlarımızı genel müdürümüz ve farklı bölümlerdeki üst yöneticilerimizin dâhil olduğu “İş Sürekliliği Komitesi” tarafından alıyoruz.
İK ekibi olarak çalışanlarımız için alınabilecek tüm önlemleri tespit ediyoruz. Salgının gelişimini yakından takip ediyoruz. Aynı zamanda İK içinde oluşturduğumuz kriz masası modeliyle de anlık durumları yönetiyoruz. İletişimi hem çalışanlarımız hem de yönetimimiz arasında kesintisiz devam ettiriyoruz. Bununla birlikte bu dönemde hizmetlerimizin aksamaması için gereken işgücü planlamalarını hazırlamak ve diğer insan kaynakları yönetimi süreçlerini hızla dijital platformlara taşımak da önceliğimiz oldu.
Bu süreçte ne tür tedbirler alındı?
Salgın ülkemizde görülmeden önce çalışanlarımızı konuyla ilgili bilgilendirmeye başladık. Alınması gereken hijyen önemlerine dair tüm çalışma alanlarımıza ulaştırdığımız görsel çalışmalar ve e-mailingler ile farkındalık yaratmak üzerine iletişimi başlattık. Akabinde tüm çalışma alanları için detaylı hijyen uygulamaları ve kural setleri geliştirip çalışanlarımız için koruyucu ekipmanları hızla ulaştırdık.
Tüm bunların yanı sıra mimari olarak da alınabilecek tedbirleri hızla hayata geçirdik. Tüm şubelerimize ve genel müdürlük binamızdaki ofislerimize koruyucu paneller, çapraz oturma düzeninin kurulması, sosyal mesafeye dair yer işaretleri, el dezenfektanı dispanserleri, hijyenik amaçlarla serbest giyime geçiş, mutfaklarımızda sadece kullan-at ürünlere geçilmesi, binaya ve şubeye girişte ateş ölçümü ve maske kullanımı gibi kurallarla çalışanlarımızı koruyucu tedbirleri uyguladık.
Çalışma düzenine dair ise hızla uyguladığımız uzaktan çalışmaya geçişin yanı sıra, tüm müşteri ziyaretlerini dijital ortama aldık, şube ekiplerimize bu dönemde “en önemli şey sağlığınız” diyerek tüm hedef kartlarını yüzde 100 kabul ettik. Genel müdürlüğümüze dışarıdan ziyaretleri kaldırıldı. Tüm çalışma arkadaşlarımıza hijyen şartlarından emin olduğumuz bir firma üzerinden öğle yemeği servisine başladık. Salgının seyrine bağlı olarak şubelerimizde lokasyon birleşmeleri, mesai saati değişikliği gibi ek koruyucu önemleri de süreç içinde uyguladık.
Hali hazırda uzaktan çalışma modelini nasıl yönetiyorsunuz?
Normalleşmeye adım attığımız bugünlerde, genel müdürlük ekiplerimizi dört ana gruba böldük. Her birimin çalışan sayısını göz önünde bulundurarak ortalama yüzde 20’si olmak üzere, ikişer haftalık programlarla işlerimizi dönüşümlü biçimde ofislerden yürütmeye başladık. Bölüm bağımsız tüm ekiplerimizin (Hazine, tüm operasyon birimleri ve müşteri iletişim merkezi dâhil) evden çalışmasını sağladık. Şubelerimizde ise halen çalışanlarımızın yüzde 40’ı yine ikişer haftalık dönüşümlerle uzaktan çalışma modeline devam ediyorlar. Tüm müşteri temas noktalarımızı dijitale taşıdık. Yüz yüze ziyaretleri kaldırdık. Aynı zamanda tüm satış ekiplerimizin performanslarını bu dönemde yüzde 100 kabul ettik.
Kurum olarak ekip ilişkilerini ve iş-yaşam dengesini nasıl sağlıyorsunuz?
Kapsamlı bir iç iletişim planıyla çalışanlarımıza ve yöneticilerimize evden etkin çalışma, uzaktan ekip yönetimi, uzaktan çalışma döneminde iş ve yaşam dengesinin korunması gibi başlıklarda rehberlik ediyoruz. Hazırladığımız kılavuzlar, eğitimler, bilgilendirme notlarıyla da bu konularda farkındalığın gelişimini destekliyoruz.
İşin yönetiminden bağımsız olarak bu dönemde çalışanlarımızın yanı sıra ailelerinin de yanlarında olduğumuz hissettirebilmek bizim için çok önemliydi. Her hafta sonu için özel bir etkinlik bülteni hazırlıyor, çalışanlarımızla birlikte aile üyelerine de ulaşarak bu dönemi en etkin şekilde geçirebilmeleri için destek oluyoruz. Çalışanlarımızı ve ailelerinin fiziksel ve ruhsal sağlıklarını desteklemek için hafta içi her gün bir spor branşında online ders veriliyor.
Her hafta sonu hayata dair konularda uzmanlarla bir araya geliyoruz. Aynı zamanda çalışanlarımızın ve ailelerinin endişelerini gidermek, psikolojik olarak rahatlamalarına destek olmak amacıyla günlük tavsiyeler veriyor, ruh ve beden sağlığına dair seminer ve atölyeler düzenliyoruz.
Çalışanlarımız bu dönemde de profesyonel uzmanlardan kurulu Çalışan Destek Hattımızdan genel sağlıktan hukuk alanına kadar ihtiyaç duydukları her konuda (yeni doğan bakımı, fizyoterapi, psikolog, veteriner gibi uzmanlık dallarında) destek alabildi.
Bu süreç çalışanlarınızın başarı oranını nasıl etkiliyor?
Üst yönetimimizden başlayarak her kademede şeffaf iletişim ve güven üzerine kurulu bir yönetim anlayışıyla çalışanlarımızın performansının da aynı şekilde arttığını görüyoruz. Günün gerekliliklerine göre her bir çalışanımızın elinden gelenin daha fazlasını yapmak için çaba sarf ettiğini görmek de aynı hedefe koşarken bizleri son derece mutlu ediyor. Bu dönemde gerek bankamızın gelişimi için başlatılan projelerin kesintisiz devam ederek tamamlanması gerekse sunduğumuz hizmetin kalitesi müşterilerimizden olumlu geri dönüşler almamıza sebep oldu.
İş hayatında yeni kuralların olgunlaştığı bir dönemden geçiyoruz. Bu gerçeklerden yola çıkarak, bankacılık sektörü açısından beklentileriniz nelerdir?
Üzerinde konuştuğumuz tüm esnekliklere rağmen ekip olmak aynı amaç etrafında kenetlenmek her zamanki önemini koruyor. İş yapış modelleri farklılık gösterse de çalışan deneyimiyle beraber çalışanı merkeze alan, onları duyan ve dinleyen organizasyonların varlığını pekiştireceğine, beklentinin de bu yönde olduğuna inanıyorum.
Bankacılık sektörü de yeni döneme çok hızla adapte oldu. Yeni uygulamalar görmeye devam edeceğiz. Dijitalleşme uzunca süredir bankaların ajandalarında üst sıralarda yer alan bir konu. Ancak Koronavirüs nedeniyle fiziki ortamlara gelen kısıtlamalar ve bunlara yönelik çok hızlı geliştirilen dijital çözümler gerek ülkemizde gerekse globalde dijitalleşme önceliklerini gözden geçirme ihtiyacı doğurdu.
Bu süreçte müşterilerinizin yeni çalışma modellerine uyum süreci hakkındaki gözlemleriniz nelerdir?
Banka olarak müşterilerimizin finansmana erişmesine, kredi ve yeniden yapılandırma gibi taleplerine hızla cevap vererek ekonomiye destek sunmaya ve danışmanlık hizmetlerimize aralıksız devam ediyoruz. Müşterilerimiz de bu döneme bizler gibi hızla uyum sağladı. Müşteri memnuniyeti açısından değerlendirdiğimizde basiretli ve danışman bankacılık anlayışımızla hizmet sunma yaklaşımımız pandemi dönemi olmasından bağımsız, her dönemde her müşterimiz için tek ve terzi usulü. Bu açıdan baktığımızda yakın iletişimimiz yoğun bir biçimde sürüyor. Görüyoruz ki kimi zaman müşterilerimizi arayıp sadece içten bir hatır sormak bile hem bize hem onlara iyi geliyor.
Pandeminin iş yaşamına etkisini düşünürsek yeni döneme nasıl hazırlanıyorsunuz?
AlterFlex ismiyle işin ve çalışanın yeni dünyasıyla uyumlu çalışma modelimizi hayat geçirmeye hazırlanıyoruz. Bu kapsamda çalışanlarımız haftada bir gün (Yaz döneminde cuma, kış döneminde çarşamba) uzaktan çalışacak. Diğer
günler altı farklı saat aralığında esnek çalışma saatleri uygulayacak. Tüm genel müdürlük çalışanlarımız çekirdek saat olarak belirlenen 10:00-16:00 arasında ofiste olacak şekilde, mesai başlangıç ve bitiş saatlerini toplam 9 saate tamamlayarak esnetebilecek. Üstelik esnek çalışma modelimizi uzaktan çalışma günlerinde de uygulayacağız. Görevi gereği uzaktan çalışamayacak genel müdürlük ekiplerimize ve tüm şube çalışanlarımıza ise ekstra yıllık izin imkânı tanıyacağız. Sektörümüzde bu kapsayıcılıkta bir çalışma modelini hayata geçiren öncü banka olmaktan mutluluk duyuyoruz. Çalışanlarımızın motivasyonu ve mutluluğunu artıracak bu uygulamanın mutlu çalışan-mutlu müşteri anlayışıyla iç ve dış müşteri memnuniyetine olumlu yansıyacağına inanıyoruz.
**KUTU 1
YENİ İŞ YAPIŞ BİÇİMLERİ
Aslında uzun yıllardır dijital dönüşümü konuşuyoruz. İçinde bulunduğumuz bu süreç yani pandemi dönemi tüm bu hazırlıkları beklenen çok daha önce ve hızlı bir şekilde yaşama geçmesini sağladı. İş yapış şekillerimizde çok önemli değişiklikler oluyor.
Bunlar elbette kurumdan kuruma, sektörden sektöre farklılık gösteriyor. Ancak yalnızca ofislerden çalışacağımız dönemler geride kalıyor.
Bankacılık sektörü de yeni döneme çok hızla adapte oldu. Yeni uygulamalar görmeye devam edeceğiz. Dijitalin sadece teknoloji olarak değil iş yapış biçimi ve çalışma kültürü olarak da hayatımızın içinde daha fazla yer alıyor.
***KUTU 2
MOTİVASYON ARTIRAN TEDBİRLER
Alternatif Bank, bu dönemde çalışanlarının görüş ve önerilerini almak için özel birçok platform yarattı. Öncelikle genel müdürü üç ayda bir çalışanlarıyla bir araya geldiği canlı yayınlarını dijital platforma alarak tüm çalışanlarıyla bir araya gelmesi sağlandı. Bu buluşmalar, dönemsel toplantıların da dışına çıkartarak farklı konular çerçevesinde çok sık tekrarlanıyor.
İK ekibindeki “iş ortakları” ise bu dönemde çok etkin bir rol aldı. Çalışanlara bire bir ulaşarak “Care Talks” adı verilen sohbetlerle onların tüm sorularını yanıtlayarak, talepleri yönetimin gündemine taşındı.
Bu dönemde eğitimler hiç hız kesmeden hemen dijital ortama alındı. Böylece dijital ortamda belki de çok daha etkin bir yönetim süreci yaşandı. Bire bir İK kariyer görüşmeleri bu dönemde devam ediliyor. Ara dönem performansları da “Bench Değerlendirmeleri” ile yönetici çalışan görüşmeleri şeklinde organize edildi. Yetenek havuzu da dijitale alındı. Bu süreçte adayların gelişim merkezini dahi dijitalden yapıldı. Bu havuzda yer alan bir grup genç ekip çalışanı, “müşteriler gözünden bu süreçte nelerin hayata geçirilebileceği” konusunda projeler geliştirdiler. Üst yönetime önerilerini sunarak bankanın geleceğinde söz sahibi oldular.
