COVID-19 bugün neredeyse her yönetim kurulu için gerçek bir krizdir. Gergin tedarik zincirleri, likidite endişeleri, finansal zorluklar, çalışan kısıtlamaları, uzaktan çalışmaya geçiş gibi konularda işletmelerin zorluklarının listesi sonsuz görünüyor.
Yönetim kurulları için, yönetim kurulunun ne zaman adım atıp atmayacağına; paydaşlarla, düzenleyicilerle ve iletişim kurumlarıyla iletişim kurmak gibi dış faaliyetlere nasıl ve ne zaman katılacağına karar vermesi kritik öneme sahiptir.
COVID-19 gibi bir krizde, riskler yüksek ve denetimler yoğun olduğunda, yönetim kurulunun benzersiz bir rolü vardır. Tüm kararlarda ana merkez olmak şirket yönetimi için rahatsız edici olabilir, ancak belirleyici ya da tavsiye niteliğinde dahi hiçbir öneride bulunmamak da bir seçenek değildir.
Yönetim kurulu, şirketin hayatta kalma mücadelesi ile ilgili kararlarda yönetimi yönlendiren ve destekleyen, aynı zamanda şirketin krizden daha güçlü ve daha dirençli bir şekilde çıkmasını sağlayan nihai yönetişim organı olarak hareket etmektedir.
Yönetim kurulunun rolü nedir?
Yönetim kurulu, normal şartlar altında dışa açılan bir yüz gibi değil destekleyici bir iç rol oynamalıdır; bağımsızlığını korumalı, acil durumlardaki ardıl planlamaya öncelik vererek ancak yönetim ekibinin virüsten etkilendiği durumlarda devreye girerek veya yönetimin, yönetim kurulundan özel olarak yardım istediği durumlarda müdahale etmeye hazır olmalıdır.
Doğru şekilde hareket etmek
Yönetim kurulu, kritik gözetim, uzun vadeli planlama ve stratejik destek gibi çok ihtiyaç duyulan konularda dışardan bir görüş sağlarken, düzenleyici otoriteler ve iş ortakları gibi kilit paydaşlarla etkileşime girdiğinde daha fazla katma değer sağlayabilir.
Özellikle COVID-19 gibi, insanların sağlığını ve refahını bu kadar tehdit eden bir krizde yönetim kurulu, işletmenin çalışanlara, müşterilere, topluluklara ve kuruluşun sahip olduğu daha geniş ekosisteme gösterilmesini sağlamada rol oynayabilir.
Yönetim kurulunun krizdeki rolü, yönetimi çeşitli yollarla destekleyebilir:
Yönetim kurulu, dış dünyaya verilecek mesajlar için kuruluşun tonunu belirlemeye ve yönetimin eylemlerinin ve iletişiminin etkili olmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
Yönetim kurulu, içinde bulunulan kriz durumunun yarattığı ikilemler hakkında farklı bir perspektif sunmak ve yönetimi karar vermesi için desteklemek için daha geniş zamana sahip olabilir. Bu da kurulun “eğer şöyle olursa” şeklindeki farklı durumlara getireceği yaklaşımları arttırır ve yönetimi kararları konusunda destekler.
Yönetim kurulu, büyük resmi görüp şirketin kendi farkındalığına sahip olmasını sağlayabilir. Bu, yönetim kurulunun bir krizdeki gerçek gücüdür: Birçok yöneticinin yönetim kurulu odasına getirdiği deneyim çeşitliliği ve farklı perspektif geliştirme yeteneği bir güç olabilir. Bu daha geniş farkındalık, yönetim kurulunun bağımsız görüşünü korumasına yardımcı olur, yönetim ekibine ve tüm organizasyona değer katar. Yönetim kurullarının esas görevinin işi yürütmek olmadığını, rehberlik, perspektif ve gözetim sağlamak olduğunu hatırlamak önemlidir.
Şu an, kurulun daha fazla müdahalesinin gerekli olduğu bir zaman mı?
Yönetim kurulunun böyle bir krizde daha büyük bir rol oynaması gerektiği zaman, yönetimin gerekli liderliği sağlayamadığı ya da yardım talebi bulunduğu durumlar olmalıdır. Bir yönetim kurulunun oynayabileceği en büyük rol ve genellikle bir krizdeki son çare, dizginleri yönetimden almak ve yürütme rolüne adım atmaktır.
Başkan, hangi rollerin, hangi komitelerin ve / veya çalışma gruplarının kurulması gerektiğini, kararların nasıl alınacağını ve hangi dış desteğin sağlanacağını belirlemek için planlama yaparak yönetim kurulu ile birlikte çalışabilir.
Yönetim kurulu ve COVID-19 sırasında ardıl planlama
Yönetim kurulu, CEO’nun ardıl planlamasından nihai olarak sorumludur ve yönetimin diğer kilit rollere ilişkin planlamasının da gözetimini sağlamalıdır.
Yönetim kurulları, belirli pozisyonların ardıl planlama risklerini yönetim ile birlikte, yönetici oturumlarında açık bir şekilde tartışmalıdır ve yönetim kurulu bunu risk bakış açısıyla yapmalıdır:
Açık Kadro Riski: Herhangi bir nedenden ötürü belirli bir pozisyonun boşa çıkma riski nedir?
Uygunluk Riski: Dahili adaylar boş pozisyonu devralmak için ne kadar müsait?
Hazırlık Riski: Boş pozisyonu doldurması planlanan kişi gerekli becerilere ne kadar sahip?
Kesinti Riski: Bir yönetici mevcut pozisyonundan yeni pozisyonuna geçtiğinde, daha büyük kuruluşta aksaklık potansiyeli nedir?
Kontrol Riski: Yönetim kademesinde eksik olanlar nedeniyle kontrol çerçevelerinin etkisiz hale gelme riski ve bunun iş süreçlerini aksatma olasılığı nedir?
COVID-19 süresince yönetim kurulunun çalışması
Birçok yönetim kurulu hâlihazırda telefon veya video konferans ile düzenli toplantılar düzenlemektedir ve virüs sebebiyle değişken bir ortam oluştuğundan yönetim kurulları daha sık bir araya gelmektedir. Bu tür uzaktan toplantılarda tüm yöneticilerin katılımının sağlanması, herkesin anlaşıldığından ve konuşulan konularda mutabık kalındığından emin olunması, yönetim kurulunun omuzlarına bir başka yük yüklemektedir.
Paydaş iletişimi
Yönetim kurullarının ve yönetimin, kriz yanıtlarını paydaşlara en iyi şekilde nasıl aktaracaklarına karar vermek için birlikte çalışması gerekir. Yönetim bu erişim ve ilgili iletişimde öncülük ederken, yönetim kurulu paydaşlara doğru düzeyde katılım ve açıklama sunulduğunu denetlemelidir.
Başkanın özel rolü
Yönetim kurulu başkanı bir krizde benzersiz bir konumdadır: Diğer yönetim kurulu üyelerinin ruh halini ve dinamiklerini her zamankinden daha iyi anlamak ve gerektiğinde hızlı yanıt vermek zorundadır. Başkan, yönetim kurulu ve komitelerinin toplanmaya devam etmesini ve görüşmelerin, krizin ciddiyetine karşılık gelen bir tempoda olmasını sağlamalıdır.
Başkan, özellikle kriz dönemlerinde yönetim kurulunun aşağıdaki prensipler çerçevesinde hareket etmesine liderlik etmelidir:
Birlik ve beraberlik içerisinde kapsayıcı bir şekilde insan sağlığının gözetilmesi
Yönetim kurulunun operasyonel modelinin kriz koşullarına göre sorgulanması
Beklenmedik değişikliklere uygun şekilde esnek çalışma kuralları sağlanması
Kısa ve daha uzun vadeli stratejilerde denge sağlanması
Kriz sonrası
Yönetim kurulu, daha fazla esneklik elde etmek için değişim sonrası olası alanları tespit ederek ve kriz sonrası yönetimde çalışarak kuruluşun yeni bir normale dönmesine yardımcı olmada özel bir role sahiptir.
Kriz planlarını, süreçlerini ve yetkinliğini gözden geçirin
Krizden sonra çıkarılan dersler genellikle müdahaleye katılan kriz yönetimi ekibi, iletişim ekipleri ve diğer destekleyici ülke, iş veya fonksiyonel ekipler gibi birimlerin performansına odaklanır. Süreçler işledi mi? Bilgi akışı yeterli düzeyde sağlandı mı? Paydaşlarla iletişim yeterli ve zamanında mıydı? Olamadıysa, geliştirmek için ne yapılabilir? Bu sorulara verilen yanıtlar genellikle insanların planlarının, eğitim ve testlerinin gözden geçirilmesine yol açacaktır.
Daha derinlemesine bir yaklaşım benimseyin ve zor soruları sorun
Ancak bir krizin ardı, yönetim kuruluna, esnekliğini ve kırılganlıklarını yeniden değerlendirme çabasıyla olağan görevinin ötesinde zor sorular sorma hakkı da verir. Bir kuruluşun yorgun, stresli ve savunmacı olduğunda nasıl performans gösterdiği, yönetim kurullarının yararlanabileceği yeni bir bakış açısı sağlar. Şirket genelinde hangi kültürel özellikler durumu daha da kötüleştirdi? Krizlere hazır bir kültür elde etmenin uzun vadeli planı nedir?
Öğrenmenin sınırlarını genişletin
Çoğu zaman, bir kuruluştaki kriz, düzenleme yoluyla, tüketici beklentilerini veya davranışlarını değiştirerek tüm bir endüstri için değişiklik getirebilir. Bu durum, istenmeyen veya arzu edilen, olası veya kaçınılmaz olabilir. Yönetim kurulu, olumlu bir sonucun ne olduğunu ve oraya nasıl ulaşabileceğini anlamak için yönetim ekibiyle birlikte çalışarak yeni bir normale geçmeyi destekleyebilir. Ayrıca, yönetim kurulları diğer şirketlerden krize nasıl tepki verdiklerini ve nasıl yaklaştıklarını öğrenebilir. Düzenli vaka çalışmaları, gelecek durumlar için fayda sağlayabilir.
COVID-19’dan sonra
Elbette hiçbir lider COVID-19 gibi bir salgını ve bunun yaratacağı etkileri tecrübe etmek istemez. Ancak kriz bittikten sonra geriye dönüp baktığımızda, bu gibi kritik bir olay şirketlerde bir dönüşümü sağlayabilir. Şirket için ‘yeni normal’ yönetişim, strateji ve çalışma konularında çok farklı şekillerde görülebilir.
Muhtemelen daha önce gündemde olmayan stratejiler, kararlar ve talimatlar bu pandemi krizinden sonra tartışmaya açık olacaktır. Yönetim kurulu, değişikliği ve doğrudan değişimi desteklemeye hazır olmalı, hatta değişimin bir parçası olmalıdır.
Bu salgın ve sonrasındaki etkileri şirketlerin dayanıklılığına dair gerçek bir test olmaktadır. Yönetim kurulları bu süreçte şirketin pozisyonuna ve amacına uygun bir sorgulama yaparak, bugün alınan kararların yarını belirleyeceği gerçeğiyle fark yaratan bir etki sağlayacaklardır.
Yazan: Güneş SÖĞÜTLÜOĞLU, Deloitte Türkiye Supervisory Board Başkanı
