Microsoft İK Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Esra Gaon, gelecek dönemin İK stratejileriyle ilgili Fortune’a özel bilgiler verdi.
- Pandemi süreci ile birlikte değişen dijital dönüşüm sizin sektörünüzü nasıl etkiledi?
Şüphesiz, pandeminin iş dünyasına en büyük etkisi dijital dönüşüme büyük bir ivme kazandırması oldu. Uzaktan çalışmanın getirdiği mobilizasyon hem şirketlerin içinde hem de müşterilerle yürütülen operasyonlara hız kazandırdı. Dijital dönüşüm anlamında eksikleri olduğunu net bir şekilde gören işletmeler, yarışta geride kalmamak adına her zamankinden daha hızlı aksiyon alarak arayı kapatmaya gayret etti. Dijital dönüşüme gereken önemi veren şirketlerin krize karşı daha dayanıklı oldukları açıkça görüldü. Bu dönemde İK’nın stratejik konumlanmasının da bambaşka bir noktaya taşındığını söyleyebiliriz. Günümüzde İK artık sadece işe alım, eğitim, kariyer planlaması gibi genel süreçlerden ibaret değil. Hibrit çalışma modelinin kalıcı olarak benimsenmeye başlandığı, liderliğin kodlarının değiştiği bu süreci yönetirken verileri doğru analiz edebilmek son derece önemli. İK bu dönemde dijital dönüşüme liderlik eden önemli bir fonksiyon oldu. Teknolojinin verimliliğe katkısını, bunun İK süreçlerine faydasını idrak ederken, insan odağını kaybetmemek gerektiğini de gördük. Pandemi süreci, sağlığın ve insan yaşamının değerini her zamankinden derin bir boyutta hatırlatmasıyla İK’ya farklı bir sorumluluk yükledi. Pandemiden önce de çalışan bağlılığı / memnuniyeti sağlamaya yönelik standart uygulamalar, değerlendirmeler iş rutinimizin ayrılmaz bir parçasıydı; ancak pandemiyle birlikte iş yapış şeklimizin köklü şekilde değişmesi, çalışanı odağa almayı gerektiren yepyeni bir bakış açısının oluşmasına zemin hazırladı. Global şirketlerde “şirket kültürü”ne atfedilen değer yükseldi.
- IK liderinin pandemi ile birlikte çalışma süreçleri nasıl ilerledi? Verim oranı nasıl değişti?
Gelişen teknolojiler uzaktan çalışmayı kolaylaştırırken; bunun yanında iş gücünün eğilim ve tercihlerinin de bu modeli destekler nitelikte olduğunu görüyoruz. Pandeminin başından bu yana LinkedIn’de “uzaktan çalışmaya uygun” şeklinde kategorize edilen ilanların eskiye oranla 5 kat arttığı belirtiliyor. McKinsey’nin Kasım 2020 tarihli raporunda, dünya genelindeki iş gücünün %20’den fazlasının haftada 3-5 gün arası uzaktan çalışabileceği ve en az ofiste olduğu kadar verimli olabileceği ifade ediliyor.
İK liderleri, pandemi sürecinde çalışanların psikolojik durumlarını daha fazla dikkate alan; çalışanları kişisel gelişimlerine yatırım yapmaya teşvik eden daha kucaklayıcı ve kapsayıcı bir vizyonun bayrak taşıyıcılığını yaptılar. Microsoft Türkiye çatısı altında her şeyi bilen değil; her şeyi öğrenmeye, gelişime açık zihin yapısına sahip insanları iş gücümüze dahil etmeye özen gösteriyoruz. Bu profil kapasitesini ve zekasını çaba göstererek, hata yaparak, değişerek, mücadele ederek, öğrenerek geliştiriyor. Müşteri odaklı, çeşitliliği ve kapsayıcılığı benimseyen, analitik düşünebilen, sosyal yaklaşımı kuvvetli yeni iş gücüne rehberlik edecek İK yöneticilerinin de en az söz konusu yeni jenerasyon kadar gelişime ve değişime açık olması gerekiyor. Bir başka deyişle, çalışan ve yöneten profiller birlikte evriliyor.
İK liderlerinin, hibrit çalışmayla hızlanan dijital dönüşümü insan odaklı bir yaklaşımla yönetmesi gerekiyor. Şirketlerin dijital dönüşümü içselleştirmesi ve bu anlamda başarılı olmak için efor sarf etmesi gerektiğini her fırsatta dile getiriyoruz. Aynı şey çalışanlar için de geçerli. Otomasyonla tamamen ortadan kalkacağına ya da büyük ölçüde evrileceğine inanılan bir mesleği icra eden çalışanlar da; tıpkı şirketler gibi, yeni yetkinlikler kazanma yolunda rehberliğe ihtiyaç duyuyor. Dijitalleşmeyle birlikte çalışanlardan başlayarak tüm şirket kültürüne sirayet eden değişimin kontrollü bir şekilde yönetilmesi de İK liderlerine düşüyor.
- IK sektöründe büyük veri (Big Data) nasıl kullanılıyor ve değerlendiriliyor? Bu süreçleri anlatır mısınız?
Big Data dediğimizde yüzbinlerce makineden gelen milyonlarca verinin oluşturduğu ve bu nedenle geleneksel yöntemlerle analiz edilmesi imkansız olan bir veri havuzundan bahsediyoruz. Aslında havuzdan çok uçsuz bucaksız bir okyanus demek daha doğru olur. Tüm sektörlerde farklı verilerin değerlendirilmesi amacıyla kullanılan big data, yani büyük veri, İK süreçlerinde de bizim en önemli dayanaklarımızdan biri. İşe alım süreçlerinden performans değerlendirmeye, çalışanların profillerinin analiz edilmesinden iş gücünün ihtiyaç duyduğu eğitimlerin belirlenmesine kadar aklınıza gelebilecek birçok noktada büyük veri, İK liderlerinin doğru kararlar almasını kolaylaştırıyor.
Teknolojiye yön veren bir şirket olarak, yapay zekâdan destek alan çözümleri tüm iş süreçlerimizde kullanıyoruz. Dahası, diğer kurumların da yapay zekânın sunduğu özelliklerden faydalanmasını istiyoruz. Yapay zekâ destekli bir İK Platformu sunan ürünümüz Microsoft Dynamics 365 for Talent, tüm dünyada şirketler tarafından kullanılıyor. Platform, personel yönetimi süreçlerini kolaylaştırıyor, iş gücü maliyetlerini iyileştiriyor ve yüksek performanslı bir kültürü teşvik eden programlar oluşturuyor. Bir yandan da çalışanların proaktif bir şekilde kariyerlerini ilerletmeye çalışmalarını teşvik eden platformumuz, yapay zekâ yazılımından aldığı güçle, etkili bir performans ve geri bildirim aracı olarak da kullanılıyor. LinkedIn ile de özellikle işe alım süreçlerini kolaylaştıracak, yapay zekâ ile desteklenen çözümler sunuyoruz. LinkedIn, binlerce CV’yi saniyeler içinde analiz edip, şirketiniz için en uygun olanları kategorilere ayırarak işverene sunabiliyor. Bugün Dynamics 365’in sunduğu İK yetkinlikleriyle eskiye kıyasla çok daha iyi bir çalışan deneyimi yaratmak mümkün hale geliyor. Çalışanlar Teams üzerinde kendi kişisel profillerini oluşturabiliyor; İK araçlarını yardıma ihtiyaç duymadan yönetebiliyor. Öte yandan Workplace Analytics gibi uygulamalar sayesinde İK liderleri çalışma hayatına dair trendleri takip edebiliyor ve iş akışındaki sorunlu noktaları belirleyerek aksiyon alabiliyor.
- Sektörünüzde yapay zekanın yerini anlatabilir misiniz? Ne gibi gelişmeler bulunuyor ve bu süreçte siz IK Liderleri nasıl bir adım atıyorsunuz?
Bir teknoloji şirketi olarak, yaratıcısı olduğumuz MSN / Skype / Teams gibi uygulamaları aktif şekilde kullanmaya alışkınız. Uzaktan çalışmayla birlikte yapay zekaya dayalı uygulamaların kullanımı da doğal olarak yaygınlaştı. Bugün Teams, eklenen yeni özelliklerle birlikte sadece toplantıların, geniş katılımlı organizasyonların yürütüldüğü bir platform olmanın ötesine geçmiş durumda. İK departmanları artık özlük belgelerinden performans değerlendirmeye; verimlilikten izinlere ve iş görüşmelerine kadar çalışanlarla ilgili tüm bilgilere Teams üzerinden erişebiliyor. Birden çok kişi aynı uygulama üzerinde işlem yapabiliyor; ekstra evrak işi çıkmadan onaylar daha hızlı alınabiliyor. Yeni güncellemelerle gelişmeye devam eden Teams’in yakın gelecekte tüm İK süreçlerinin kalbini oluşturabilecek zenginlikte bir platform haline geleceğine inanıyoruz.
Öte yandan İK’da yapay zeka denildiğinde Viva gibi çalışan deneyimini iyileştiren uygulamalar ön plana çıkıyor. Microsoft Viva, ekiplerin ve onları oluşturan bireylerin aralarındaki iletişimi, sahip oldukları bilgileri, eriştikleri kaynakları, aldıkları eğitimleri ve sahip oldukları öngörüleri, nerede olurla olsunlar Microsoft 365 uygulamalarının gücü ile, Microsoft Teams üzerinde birleştiren, dijital çağın ilk çalışan deneyimi platformu. Araştırmalar çalışanların fiziksel ve zihinsel sağlığı için zaman ayırabildiklerinde, çalıştıkları kurum ile ilgili haberdar durumda olduklarında ve kişisel gelişimleri için eğitimlere her zaman ulaşabildiklerinde çok daha mutlu ve üretken olduklarını gösteriyor. Tüm bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen Microsoft Viva şu anda 4 uygulama içeriyor.Uygulamaların ilki Viva Connections şirketinizin ismini taşıyan ve çalışan deneyimine geçiş kapısı olan bir Teams uygulaması. Microsoft Sharepoint ve Yammer çözümleri üzerine inşa edilen Connections, farklı şirket içi rollere göre özelleştirilebilen; kişiselleştirilmiş haberleri, iletişimi, görevleri, kişileri ve kaynakları tek bir noktada toplayan; masaüstü ve mobil cihazlardan erişilebilen bir uygulama. Connections ile yöneticiler çalışanları ile iletişimi ve etkileşimi sağlayabildiği gibi, çalışanlar da ihtiyaç duydukları araçlara ve kaynaklara tek bir yerden kolayca erişebiliyorlar. İkinci uygulama, Viva Insights. Workplace analytics, MyAnalytics ve Glint gibi çalışan analitiği uygulamalarını Teams ortamında bir araya getiriyor. Böylelikle çalışanlar üretkenlikleri ve iş-özel yaşam dengeleri ile ilgili uygulanabilir önerilere erişebiliyorlar. Yöneticiler de organizasyonla ve takımlar arası etkileşimle ilgili üretkenliği arttıracak ön görülere sahip olabiliyorlar.Üçüncü uygulama, Viva Topics, kurum içerisinde bulunan tüm bilgiyi ve uzmanlığı yapay zeka ile analiz ederek, çalışanların önüne topic card’lar vasıtasıyla sunuyor. Bu sayede çalışanlar bilgiyi ve uzmanlığı aramak ve erişmek için kaybettikleri zamanı geri kazanıyor. Viva Learning ise, kurumsal eğitimi yapay zeka ile özelleştirerek çalışanlar için gündelik yaşamın bir parçası haline getiren bir eğitim merkezi. Microsoft Learn, Linkedin Learning ve daha birçok eğitim kaynağından içerikleri alıyor ve varsa kurumun kendi eğitim içeriği ile Teams üzerinde birleştiriyor. Yöneticiler de eğitim atama, takip ve raporlama süreçlerini bu platform üzerinden yönetebiliyorlar.
- Önümüzdeki yıllarda IK sektörünün nasıl bir yerde konumlanacağını aktarır mısınız? IK sektörünü neler bekliyor?
Covid-19 pandemisi tüm dünyada çalışmanın geleceğini değiştirdi. Gartner’ın en son farklı sektörlerden 500 HR lideri ile yaptığı araştırmada da görüyoruz ki HR liderlerinin 2022’deki en önemli 5 önceliğinden biri de İşin Geleceği. (1.Yetenek Gelişimi, 2.Organizasyonel Gelişim ve Değişim Yönetimi, 3. Mevcuttaki ve Gelecekteki Liderlik, 4.İşin Geleceği, 5.Dahiliyet, Eşitlik, Çeşitlilik). Sürecin başında neredeyse global bir deney gibi yaklaştığımız “evden çalışma / uzaktan çalışma” konusunda bugün çok büyük yol almış durumdayız. 2023 itibarıyla, G2000 organizasyonlarının %60’ı, yapay zeka ve makine öğrenmesine dayalı platformları kullanmaya başlayarak çalışanların işe girişinden emekliliğine kadar olan süreçte yaşadıkları deneyimi uçtan uca iyileştirecek.
İşin geleceği konusunda artık daha vizyoner ve daha sistematik adımlar atıyoruz. Bu süreçte başlıca görevimiz ise çalışanlarımızın güvende olmalarını, iyi hissetmelerini ve çalışma ortamında güçlü bağlara sahip olmalarını sağlamak. Çalışma hayatında tek bir formülün tüm çalışanlar için aynı avantajları sunmayacağının bilincindeyiz. Kısacası tüm çalışanlarımıza tek tip bir kurumsal gömlek giydiremeyeceğimizin farkındayız. Bu bilinçle çalışanlarımızın bireysel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak farklı çözümler sunmaya, onların hayatını kolaylaştırmaya çalışıyoruz. Ofislerimizin iş birliği yapmamıza, sosyalleşmemize ve inovasyon yaratmamıza olanak sağlayan gücüne inanıyoruz, ancak bununla birlikte iş akışını bozmayan, verimli bir esneklik sağlanmasının gerekliliğine de inanıyoruz. Kendilerine belirli konularda seçim hakkı ve esneklik sunulan çalışanların daha yüksek performans gösterdiklerini gözlemliyoruz. Çünkü artık hepimiz biliyoruz ki, iş gittiğimiz bir “yer” değil; iş zaman ve mekandan bağımsız olarak bizim yaptığımız şeylerin bütünü.
İşlerin geleceğinde anahtar sözcük “verimlilik” olacak. Ofislerimiz iş birliğinin, beyin fırtınalarının ve kuruma aidiyet hissinin pekiştiği mekanlar olarak varlıklarını sürdürecekler. Yakın gelecekte de mesaimizin en az %40’ını yine ofislerde geçirmeye devam edeceğimizi öngörüyoruz. Bu noktada “işe göre şekillenen bir hayat”tan çok; “hayatın etrafında şekillenen bir iş modeli” yaratmaya gayret etmemiz gerekiyor. Hem mutlu hem verimli bir çalışan profili yaratmanın yolu bu dengeyi kurmaktan geçiyor. Bu hedef doğrultusunda çalışanlarımızın görüş ve yorumlarına büyük önem veriyoruz; yol haritamızı bu geri dönüşler ışığında şekillendiriyoruz.
- Microsoft çatısı altında yeni gelişmeleri şirkete uyarlama konusunda IK departmanı olarak sizler neler yapıyorsunuz?
Microsoft, geçtiğimiz bir yıl içinde 185 bin çalışanını uzaktan çalışmaya geçirdi; 25 bin yeni çalışanı tamamen çevrimiçi yöntemlerle işe aldı. Her ekibin uygunluk, iletişim biçimi, toplantılar, iş birliği ve bilgiye erişim olarak belirlediğimiz 5 konuda nasıl bir yöntemle çalışacaklarını belirlemelerini istiyoruz. Bu sayede toplantıların yapılacağı belirli günler ya da saat dilimleri; veya hiç toplantı yapılmayacak günler önceden belirlenerek çalışanların daha esnek ve özgür olması sağlanıyor. Örneğin MSTR olarak, çalışanlarımızın sağlıklarını daha iyi yönetmelerine ve istedikleri işlere odaklanmalarına ve öğrenme/bireysel & ekip gelişimi için bir zaman yaratmaya yardımcı olmak amacıyla Cuma günleri öğleden sonra toplantı yapmamaya özen gösteriyoruz.
Uzaktan çalışma döneminde en önem verdiğimiz konulardan biri çalışanlarımızın şirkete olan bağlılıklarını ve aidiyetlerini artırmak. Bunun için odağımıza 3 ana temayı koyuyoruz: Amaç Odaklılık, Esenlik ve İletişim (Keeping Our People Purposeful, Keeping Our People Well, Keeping Our People Connected.) Bu bağlamda Tiyatro Kulübü, Sosyal Kulüpler, Sanal Teras gibi birçok aktivite yapıyoruz. “Fit Kal” uygulamamızla çalışanlarımızı gym üyeliği almaya, iyilik ve hayat tarzında değişikli vadeden programlara katılmaya teşvik ediyoruz. “İyilik Günleri” uygulamamızla izin günlerine 5 gün daha ekledik. Böylece çalışanlarımızın bu zamanı dinlenerek, spor yaparak, öğrenerek, gönüllü işlerde yer alarak ya da kendilerine ne iyi gelecekse o aktivite ile uğraşarak geçirmelerini sağlıyoruz.